本菜鳥在工作中有個癖好，那就是喜歡收集資料。一些重要紙質材料，比如領導批件、票據之類的，都要掃描一份存檔。還有時看書看報或清理資料，發現一些好的內容也會想辦法轉存一份電子版，另外還整理一份純文字版。通過不斷積累，建立屬于自己的資料庫。在這過程中，要用到不少軟件，例如掃描軟件、PDF編輯和查看軟件、識別軟件等等。其中，堪稱神器的，有這么幾款：

一、掃描全能王（隨時隨地想怎么掃就怎么掃的神器）

要實現隨時隨地掃描，顯然背一臺掃描儀到處跑是不現實的。而掃描全能王是一款手機APP，號稱是全球下載量最大的掃描智能移動應用。有了它，就像隨身帶著掃描儀，遇到需要保存的資料，隨時隨地拿出手機拍一下，就存下來了。說掃描全能王是神器，是因為其功能確實強大，不亞于電腦上的掃描軟件。它能夠自動找到圖像邊框，去除多余背景，矯正偏斜的文檔；帶有五種圖像增強模式，還可以手動調節圖像細節。看到報紙雜志的美圖美文時，輕按幾下就能在手機上存儲pdf和jpg兩種格式的文件，智能處理效果堪比ps。同時掃描全能王還提供了200M的免費云空間，可將掃描的內容同步到云端。如果是土豪，還可以購買更大的空間。可謂是文員、管理人員、銷售人員必備軟件。

二、ABBYY FineReader（識別最準確的神器）

這款俄羅斯人開發的軟件非常強悍，識別率遠拋其他識別軟件幾條街。當然其優點還不僅僅這一點。一是多線程同時對各個頁面進行識別，因此識別速度特別快。二是特別智能，不需要像傳統識別軟件還要手工傾斜較正再識別，它自動就較正好了。三是工作特別主動（好同志！）。通過ABBYY FineReader打開要識別的文件，一秒鐘都不要等，要不要作什么設置，它就自己開始識別。四是版面和格式的準確還原 。據說采用了特有的適應性文檔識別技術(ADRT)，智能分析并重新創建多頁文檔，包括表格、圖表和圖形，都能夠較好地還原到word中。五是可以將PDF文件轉換成可編輯和可搜索的文本或數據格式。

要注意的是：安裝好ABBYY FineReader后，將識別語言設置為簡體中文+英文。當然如果你識別的不是中文，那就設為相應的語言。

ABBYY 還有一款手機APP，名叫：TextGrabber。識別率同樣高，但需要在手機上識別處理文件的場景不多，暫不作重點介紹，有興趣的朋友可以自行下載試用。

三、福昕Foxit phantom PDF（PDF想怎么編輯就怎么編輯的神器）

該軟件功能十分齊全，可以用它來創建專業的PDF文檔。用戶可以在PDF文檔創建后直接在PDF文檔中執行編輯和修改操作, 而無需“先轉為其他格式進行修改，然后再轉換為PDF格式”。其文本編輯工具可自動識別文本框并允許用戶在文本框內進行段落編輯。不足之處是，因為功能強大，所以體積也比較大，竟然有500多M。最大的問題是，這個軟件是要收費的，土豪請隨意。

本菜鳥用phantom PDF最多的功能竟然是合并PDF！有時掃描了多個圖片，想合并成一個PDF，直接選中這些圖片，在右鍵菜單中就有一個合并為PDF的選項，點擊一下，很快就搞定。有點殺雞用牛刀的感覺。

四、Foxit Reader福昕閱讀器（速度超快的神器）

同為福昕Foxit出品，一款比PDF標準建立者Adobe出品的Acrobat Reader還要好用的PDF閱讀神器。最大的特點的打開速度快。

五、WPS（word、excel轉pdf的神器）

很多人聽到wps可能還停留在老的印象中，事實上這款在dos年代就很輝煌的軟件，現在又綻放第二春了。相比競爭對手微軟的office，不僅體積小而且速度快很多，更值得稱道的是有很多適合咱們中國人習慣的貼心功能，如文字工具（智能重排段落、清理空行等），生成目錄、編制頁碼也比office方便很多。今天要介紹的是其另外一個功能，那就是將文檔轉換為PDF格式。經綜合比較，wps是生成pdf速度最快的一款軟件，尤其是文檔頁數多的時候，速度優勢更加明顯。

介紹完這幾款神器，再順便介紹一下它們的組合“殺招”：

殺招一：掃描全能王+ABBYY FineReader——紙質文件無敵轉換文字

第一步：在外遇到有用的資料，不管三七二十一，先用掃描全能王拍下來。借助掃描全能王的強大圖像自動處理能力，不用PS就把拍下來的文檔自動處理得很整齊、清晰。

第二步：回到辦公室后，在掃描全能王中將所拍的文檔生成為PDF格式。然后從手機中（如為安卓手機，在手機根目錄CamScanner目錄下）復制到電腦里。

第三步：用ABBYY FineReader識別為文字版。搞定！

可能有朋友會說，掃描全能王不也可以識別嗎？干嘛還用ABBYY？

掃描全能王可以識別是不錯，但在手機上識別還是很費事，況且掃描全能王識別輸出文本是只有收費版才有的功能。不如在電腦上識別，校對起來也方便些，并且前面也說了ABBYY的識別能力是最強的。因此，建議用ABBYY來識別，各取所長。

殺招二：WPS+Foxit phantom+Foxit Reader——PDF處理全無敵

不知大家遇到過這種情況沒有？一個Word格式的文件，附件是excel表格，要打印在一起。大家一般是先把word文件打印好，再來打印excel，然后再裝訂在一起。但這樣就需要點開兩個軟件來打印，比較費事，領導要得急的時候很影響效率。尤其是，如果領導要求word后面不能有空白面，而這個word文件又正好是奇數頁的時候，如果讓excel第一頁打印到word最后一頁反面，做到兩者無縫銜接？這個時候就要用以上幾個軟件組合出場了：

第一步：用wps把那個word和excel文件分別轉換成pdf格式。

第二步：選中生成的兩個PDF，右鍵菜單中通過Foxit phantom合并成一個PDF。合并的時候注意文件的順序，并取消生成目錄信息。

第三步：用Foxit Reader點開合并后的PDF，打印。搞定！

建議遇到這種word+excel格式文件的時候，在文件成稿后就按此辦法合并成一個PDF格式的文件。一來方便以后打印；二來也方便下發；三來方便安全保存（word和excel格式的，經常看著看著不小心碰一下就改掉了，轉換成PDF就可以避免這個問題了）。

如果合并成PDF后，又遇到需要細微調整的情況怎么辦？用Foxit phantom！直接打開修改即可。

殺招三：Foxit phantom+ABBYY FineReader——提取任何可打印的文本

有一些電子書只能看、能打印，但不能復制內容，但遇到一些好的內容想收集下來怎么辦？且看招：

第一步：點打印，選擇Foxit phantom虛擬打印機，打印成PDF文檔。

第二步：用ABBYY FineReader識別這個PDF文檔。由于是打印生成的PDF，字體非常清晰，因此識別率會非常高，基本上不需要校對，只要重新排一排版就OK了！

以上只是提供了一個虛擬打印的使用技巧，實際上如果結合不同情況，這個虛擬打印還能夠實現更多的不同殺招。大家可以自行探索。

殺招四：文檔收藏+搜索運用——終極招式

前面說了那么多，實際上只是為建立個人資料庫打好了基礎，要讓這個資料庫發揮作用，還得借助搜索神器。如何使用搜索神器？請參閱本菜鳥之前寫的秘笈：

借助搜索神器，新人快速成為老專家、政策通

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